2.1. MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
El proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar v estudiar documentos, tales como facturas, reportes de ventas y memorándums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar a miembros de la organización. El muestreo puede reducir costos, velocidad de recolección de datos, hacer potencialmente que el estudio sea más efectivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio.
Tabla 2.1. Tipos principales de muestras que tiene el analista
No basadas en probabilidad ...... Basadas en probabilidad
Conveniencia .......................................... Aleatoria simple
Intencionada .......................................... Aleatoria compleja
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el diseño de una buena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la población misma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calcular el tamaño de muestra. Por último, se deben planear los datos que necesitan ser recolectados o descritos.
2.1.1. Tipos de información buscada en la investigación
Los tipos de muestras útiles para un analista de sistemas son: de conveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El último tipo incluye las subcategorías de muestreo sistemático y muestreo estratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinación del tamaño de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisión subjetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable. Luego se selecciona un nivel de confianza y puede ser calculado el tamaño de muestra necesario.
El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyendo reportes, documentos, estados financieros, manuales de procedimientos y memorándums. Los datos relevantes muestran dónde ha estado la organización y hacia dónde creen sus miembros que están yendo. Es necesario que sean analizados documentos cuantitativos y cualitativos. Debido a que los documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el cambiarlos también puede cambiar a la organización.
Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cualitativos. Sin embargo, es importante recordar que la investigación de los datos archivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de las desventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigación de archivos.
Una de las desventajas del uso de datos archivados es que los datos pueden ser importantes solamente para aquel que originalmente los guardó.
2.2. ENTREVISTAS
El proceso de las entrevistas es un método que usa el analista de sistemas para la recolección de datos sobre los requerimientos de información. El analista de sistemas escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los tomadores de decisiones de la organización. También vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son diálogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos personas.
Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeación previa de la entrevista:
1. Lectura de material de antecedentes
2. Establecimiento de objetivos de la entrevista
3. Decisión de a quién entrevistar
4. Preparación del entrevistado
5. Decisión sobre el tipo y estructura de las preguntas
Las preguntas tienen dos tipos básicos: abiertas y cerradas.
Tabla 2.2. Preguntas de entrevista cerradas
Grado de educación
1. Primaria
2. Bachillerato
3. Técnico
4. Universitario
Nivel socioeconómico
1. Alto
2. Medio
3. Bajo
Sexo
1. Masculino
2. Femenino
Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado. Las preguntas cerradas limitan las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta más detallada.
Tabla 2.3. Preguntas de entrevista abiertas
¿Cuál es su opinión del sistema computacional actual?
¿Cómo observa los objetivos de este departamento?
¿Cuáles son los problemas que experimenta para recibir la información a tiempo?
¿Cuáles son las fallas que se cometen en la captura de datos?
Describa el sistema computacional más frustrante con el que haya trabajado
¿Cuál es su opinión acerca del formato de informes mensuales del departamento?
Tabla 2.4. Preguntas de entrevista bipolares
¿Es usted propietario de una computadora personal?
¿Utiliza una computadora personal en su puesto de trabajo?
¿Está de acuerdo con las funciones de la secretaria de la oficina?
¿Desea recibir una impresión de su estado de cuenta cada mes?
¿Su departamento proporciona transferencias de fondos de los cheques para los empleados por horas?
¿Se encuentra este formulario completamente llenado?
2.3. USO DE CUESTIONARIOS.
Mediante el uso de cuestionarios los analistas de sistemas pueden recolectar datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y características de gentes importantes en la organización. Los cuestionarios son útiles sí: las personas de la organización están ampliamente dispersas, muchas gentes están involucradas con el proyecto de sistema, se necesita un trabajo exploratorio antes de recomendar alternativas o hay una necesidad para la sensibilización del problema antes de que se realicen entrevistas.
Una vez que han sido articulados los objetivos del cuestionario, el analista puede comenzar a escribir preguntas abiertas o cerradas. La selección de la redacción es extremadamente importante y debe reflejar el lenguaje de los miembros de la organización. Idealmente, las preguntas deben ser simples, específicas, sin ascendencia, sin menosprecio, técnicamente precisas y dirigidas a aquellos que tienen el conocimiento.
La asignación de escalas es el proceso de asignar números u otros símbolos a un atributo o característica. Tal vez quiera el analista de sistemas usar escalas para medir las actitudes o las características de los interlocutores o para hacer que los interlocutores actúen como jueces sobre el tema del cuestionario.
Las cuatro formas de medición son escalas nominales, ordinales, de intervalo y de relación. La forma de medición es frecuentemente indicada por los datos, y el análisis de los datos es a su vez indicado en alguna medida por la forma de medición. Los analistas de sistemas necesitan tomar en consideración la validez y la confiabilidad. La validez significa que el cuestionario mide lo que el analista de sistemas pretendió medir. La confiabilidad significa que los resultados son consistentes. Los analistas deben ser cuidadosos para evitar problemas como lenidad, tendencia central y el efecto de halo cuando construyen escalas.
El control consistente del formato y estilo del cuestionario puede dar como resultado una mejor tasa de respuesta. Adicionalmente, el ordenamiento y agrupamiento significativo de las preguntas es importante para ayudar a que los interlocutores comprendan el cuestionario.
El proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar v estudiar documentos, tales como facturas, reportes de ventas y memorándums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar a miembros de la organización. El muestreo puede reducir costos, velocidad de recolección de datos, hacer potencialmente que el estudio sea más efectivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio.
Tabla 2.1. Tipos principales de muestras que tiene el analista
No basadas en probabilidad ...... Basadas en probabilidad
Conveniencia .......................................... Aleatoria simple
Intencionada .......................................... Aleatoria compleja
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el diseño de una buena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la población misma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calcular el tamaño de muestra. Por último, se deben planear los datos que necesitan ser recolectados o descritos.
2.1.1. Tipos de información buscada en la investigación
Los tipos de muestras útiles para un analista de sistemas son: de conveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El último tipo incluye las subcategorías de muestreo sistemático y muestreo estratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinación del tamaño de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisión subjetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable. Luego se selecciona un nivel de confianza y puede ser calculado el tamaño de muestra necesario.
El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyendo reportes, documentos, estados financieros, manuales de procedimientos y memorándums. Los datos relevantes muestran dónde ha estado la organización y hacia dónde creen sus miembros que están yendo. Es necesario que sean analizados documentos cuantitativos y cualitativos. Debido a que los documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el cambiarlos también puede cambiar a la organización.
Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cualitativos. Sin embargo, es importante recordar que la investigación de los datos archivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de las desventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigación de archivos.
Una de las desventajas del uso de datos archivados es que los datos pueden ser importantes solamente para aquel que originalmente los guardó.
2.2. ENTREVISTAS
El proceso de las entrevistas es un método que usa el analista de sistemas para la recolección de datos sobre los requerimientos de información. El analista de sistemas escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los tomadores de decisiones de la organización. También vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son diálogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos personas.
Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeación previa de la entrevista:
1. Lectura de material de antecedentes
2. Establecimiento de objetivos de la entrevista
3. Decisión de a quién entrevistar
4. Preparación del entrevistado
5. Decisión sobre el tipo y estructura de las preguntas
Las preguntas tienen dos tipos básicos: abiertas y cerradas.
Tabla 2.2. Preguntas de entrevista cerradas
Grado de educación
1. Primaria
2. Bachillerato
3. Técnico
4. Universitario
Nivel socioeconómico
1. Alto
2. Medio
3. Bajo
Sexo
1. Masculino
2. Femenino
Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado. Las preguntas cerradas limitan las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta más detallada.
Tabla 2.3. Preguntas de entrevista abiertas
¿Cuál es su opinión del sistema computacional actual?
¿Cómo observa los objetivos de este departamento?
¿Cuáles son los problemas que experimenta para recibir la información a tiempo?
¿Cuáles son las fallas que se cometen en la captura de datos?
Describa el sistema computacional más frustrante con el que haya trabajado
¿Cuál es su opinión acerca del formato de informes mensuales del departamento?
Tabla 2.4. Preguntas de entrevista bipolares
¿Es usted propietario de una computadora personal?
¿Utiliza una computadora personal en su puesto de trabajo?
¿Está de acuerdo con las funciones de la secretaria de la oficina?
¿Desea recibir una impresión de su estado de cuenta cada mes?
¿Su departamento proporciona transferencias de fondos de los cheques para los empleados por horas?
¿Se encuentra este formulario completamente llenado?
2.3. USO DE CUESTIONARIOS.
Mediante el uso de cuestionarios los analistas de sistemas pueden recolectar datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y características de gentes importantes en la organización. Los cuestionarios son útiles sí: las personas de la organización están ampliamente dispersas, muchas gentes están involucradas con el proyecto de sistema, se necesita un trabajo exploratorio antes de recomendar alternativas o hay una necesidad para la sensibilización del problema antes de que se realicen entrevistas.
Una vez que han sido articulados los objetivos del cuestionario, el analista puede comenzar a escribir preguntas abiertas o cerradas. La selección de la redacción es extremadamente importante y debe reflejar el lenguaje de los miembros de la organización. Idealmente, las preguntas deben ser simples, específicas, sin ascendencia, sin menosprecio, técnicamente precisas y dirigidas a aquellos que tienen el conocimiento.
La asignación de escalas es el proceso de asignar números u otros símbolos a un atributo o característica. Tal vez quiera el analista de sistemas usar escalas para medir las actitudes o las características de los interlocutores o para hacer que los interlocutores actúen como jueces sobre el tema del cuestionario.
Las cuatro formas de medición son escalas nominales, ordinales, de intervalo y de relación. La forma de medición es frecuentemente indicada por los datos, y el análisis de los datos es a su vez indicado en alguna medida por la forma de medición. Los analistas de sistemas necesitan tomar en consideración la validez y la confiabilidad. La validez significa que el cuestionario mide lo que el analista de sistemas pretendió medir. La confiabilidad significa que los resultados son consistentes. Los analistas deben ser cuidadosos para evitar problemas como lenidad, tendencia central y el efecto de halo cuando construyen escalas.
El control consistente del formato y estilo del cuestionario puede dar como resultado una mejor tasa de respuesta. Adicionalmente, el ordenamiento y agrupamiento significativo de las preguntas es importante para ayudar a que los interlocutores comprendan el cuestionario.
Fuente: (Kendall & Kendall, 2005)
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