Los prototipos constituyen una visión preliminar del sistema futuro que se implantara. La elaboración de prototipos de un sistema de información es una técnica valiosa para la recopilación rápida de información específica acerca de los requerimientos de información de los usuarios. Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de determinación de requerimientos.
Con la construcción de los prototipos, el analista se encuentra buscando las reacciones iniciales de los usuarios y de la administración hacia el prototipo, sugerencias de los usuarios sobre cambios o limpieza del sistema para el que construye un prototipo, posibles innovaciones y planes de revisión que detallan la parte del sistema que necesita realizarse en primera instancia.
8.1. Tipos de información
Los tipos de información que busca el analista durante la elaboración de prototipos son los siguientes:
a) Reacciones. Son recopiladas por medio de observaciones, entrevista y formas de retroalimentación, diseñadas para recoger la opinión de cada persona acerca del prototipo cuando interactúa con él. Por medio de estas reacciones el analista descubre muchas perspectivas en el prototipo incluyendo el agrado que tenga el usuario al sistema.
b) Sugerencias. El analista también está interesado en las sugerencias de los usuarios y la administración acerca como refinar o cambiar el prototipo presentado. Las sugerencias son recolectadas de aquellos que experimenta con el prototipo, mediante un periodo de tiempo especifico. El tiempo que pasan los usuarios con el prototipo depende por lo general de su dedicación e interés en el proyecto de sistemas. Las sugerencias son el producto de la interacción de los usuarios con el prototipo. Estas sugerencias deben apuntar al analista hacia formas de refinación, cambio o limpieza del prototipo para que se ajuste mejor a las necesidades de los usuarios.
c) Innovaciones. Son parte de la información buscada por el equipo de análisis del sistema. Son capacidades nuevas del sistema que no habían sido pensadas antes de la interacción con el prototipo. Van más allá de las características prototípicas actuales añadiendo algo nuevo e innovador.
d) Plan de revisión. Ayuda a identificar prioridades para lo que se debe construir un prototipo. En situaciones donde están involucradas muchas ramas de la organización, los planes de revisión ayudan a determinar para quienes se debe construir un prototipo. La información recolectada, en la fase de reacciones del prototipo, permite al analista asignar prioridades y redirigir los planes sin realizar gastos con un mínimo de esfuerzo. La elaboración de prototipo y la planificación van mano a mano.
8.2. Tipos de prototipos
Según la clasificación proporcionada por Kendall & Kendall (2005) los prototipos se clasifican en los siguientes tipos:
a) Prototipo parchado. Es un sistema que tiene todas las características propuestas pero es realmente un modelo básico que eventualmente será mejorado. Este tipo de prototipo trabaja pero no es eficiente ni elegante.
b) Prototipo no operacional. La segunda concepción de un prototipo es la de un modelo o escala no funcional para objeto de probar determinados aspectos del diseño. Este puede ser hecho cuando la codificación requerida por las aplicaciones es muy amplia y, sin embargo se puede obtener una idea útil del sistema por medio de la elaboración de prototipos de la entrada y salida solamente. Puede buscar las opiniones de los usuarios sobre la interfaces (entrada y salida). Debido al costo y tiempo excesivo podría no ser realizado, sin embargo se puede tomar algunas de las utilidades del sistema con base en la entrada y salida ya en el prototipo.
c) Prototipo primero de una serie. Una tercera concepción de la elaboración de prototipos involucrados la creación de un primer modelo o escala completa de un sistema, llamado también piloto. Este tipo de prototipo es útil cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismo sistema. El modelo funcional o escala completa permite la interacción realista con el nuevo sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que se presente.
d) Prototipo de características seleccionadas. Un prototipo de características seleccionadas permite que el sistema sea puesto en su lugar mientras otras características pueden ser añadidas posteriormente. Se refiere a la construcción de un modelo operacional que incluye algunas, pero no todas, de las características que tendrá el sistema final. Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por módulos, de modo que si las características reciben una evaluación satisfactoria, éstas puedan incorporarse en el sistema final, mucho más grande sin tener que hacer un trabajo inmenso en interfaces. Los prototipos hechos en esta forma son parte del sistema actual, no son simplemente una maqueta.
8.3. Desarrollo de prototipos
Cuando haya que decidir si hay que incluir la elaboración de prototipos como parte del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista necesita considerar cuál tipo de problema está siendo resuelto y en qué forma el sistema presenta la solución.
Los lineamientos fundamentales para el desarrollo de prototipos son los siguientes:
a) Trabajar en módulos manejables. Es bueno que el analista trabaje en módulos manejables cuando se realiza el prototipo de algunas de las características de un sistema para obtener un modelo funcional. Un módulo manejable es aquel que permite la interacción con sus características principales, pero todavía puede ser construido por separado de otros módulos del sistema. Las características del módulo que se consideran menos importantes son intencionalmente dejadas fuera del prototipo inicial.
b) Construcción rápida del prototipo. La velocidad es esencial para la elaboración satisfactoria de un prototipo en un sistema. El prototipo ayuda a acortar el tiempo de interacción del sistema con el usuario para que pueda empezar a experimentar con él. Se usan técnicas de recolección de información tradicional tales como: entrevistas, las observaciones e investigaciones de datos de archivo. La elaboración de un prototipo debe llevarse a cabo, a lo mas, en una semana; para construir un prototipo de manera tan rápida se deben de usar herramientas especiales tales como: Sistemas de administración de las base de datos y software, existente que permitan la entrada y salida generalizada. En esta etapa del ciclo de vida el analista sigue recopilando información acerca de lo que se necesita y quieren los usuarios del sistema. Poner un prototipo operacional rápidamente junto a las primeras etapas del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, permite obtener observaciones valiosas sobre la manera en que se debe realizar el resto del proyecto. De este modo se va mostrando al usuario como actúan las partes del sistema.
c) Modificaciones del Prototipo. Un tercer lineamiento para el desarrollo del prototipo es que debe ser flexible para futura modificaciones. Esto significa crearlo en módulos que no sean muy interdependientes. Por lo general el prototipo es modificados varias veces pasando a través de varias interacciones. Los cambios al prototipo deben mover al sistema más cerca a lo que los usuarios dicen que es importante. Cada modificación necesita otras evaluaciones de los usuarios, estas modificaciones se deben realizar velozmente en uno o dos días, esto depende también del usuario y que tan rápida sea su evaluación.
d) Enfatizar la interfaz de usuario. La interfaz del usuario con el prototipo (y eventualmente con el sistema) es muy importante debido a que se trata de hacer que los usuarios muestren cada vez más sus requerimientos de información, debiendo ser capaz de interactuar fácilmente con el prototipo del sistema. El objetivo del analista es diseñar una interfaz que permita al usuario interactuar con el sistema con un mínimo de entrenamiento y que permita el máximo de control del usuario sobre las funciones representadas.
8.4. Ventajas y desventajas
Las desventajas de los prototipos asociados a los sistemas de información son las siguientes:
a) Puede ser bastante difícil manejar el prototipo como un proyecto dentro de un esfuerzo para un sistema más grande.
b) Es que si un sistema es muy necesario y es bienvenido rápidamente, puede ser aceptado el prototipo en sus estado sin terminar y presionando para que sea puesto en servicio sin los refinamientos necesarios. En este caso el prototipo no tendrá las funciones necesarias y eventualmente cuando se presenten las deficiencias se puede desarrollar un rechazo del usuario.
Por su parte las ventajas de los prototipos son las siguientes:
a) Cambio de un sistema en etapas tempranas de su desarrollo. La elaboración de prototipos satisfactoria depende de la retroalimentacion temprana y frecuente de los usuarios para que ayuden a modificar el sistema y hagan que tenga una respuesta más ágil a las necesidades actuales. Los cambios tempranos son menos caros que los cambios hechos posteriormente en el desarrollo del proyecto.
b) Desechado de sistemas indeseables. Una segunda ventaja del uso de prototipos como una técnica para la recopilación de información es la posibilidad de desechar un sistema que no es lo que los usuarios y analistas esperaban.
c) Diseño de un sistema para las necesidades y expectativas de los usuarios. Una tercera ventaja de la elaboración de prototipos es que el sistema que está siendo desarrollado debe ajustarse mejor a las necesidades y expectativas de los usuarios. Esto quiere decir que se pueden atacar las necesidades de usuarios y expectativas más de cerca.
8.5. Rol del usuario en la construcción de prototipos
Hay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la elaboración del prototipo.
a) Experimentando con el prototipo. Los usuarios deben tener libertad para experimentar con el prototipo, y no una simple lista de características del sistema, el prototipo permite a los usuarios la realidad de la interacción real. Los analistas deben estar presentes la mayor parte del tiempo en que se esté experimentando con el prototipo.
b) Reaccionar abiertamente ante el prototipo. Si los usuarios se sienten temerosos de hacer comentarios, o criticar lo que puede ser un proyecto consentido de superiores o iguales dentro de la organización, es poco probable que se presenten reacciones abiertas ante el prototipo. Una forma para aislarlos de influencias organizacionales no deseada es proporcionar un periodo privado, para que los usuarios interactúen con y respondan al prototipo. El hacer que los usuarios se sientan lo suficientemente seguros para dar una reacción abierta es parte de la realización entre los analistas y usuarios que el equipo tiene que construir.
c) Sugerencias de cambios al prototipo. Un tercer aspecto del papel de los usuarios en la elaboración de los prototipos es sugerir adiciones o eliminaciones a las características que se están probando. El papel del analista es deducir tales sugerencias, asegurando a los usuarios que tal retroalimentación que proporciona es tomada en serio, observando a los usuarios mientras interactúan y realizando entrevistas cortas y específicas en relación con su experiencia con el prototipo.
Con la construcción de los prototipos, el analista se encuentra buscando las reacciones iniciales de los usuarios y de la administración hacia el prototipo, sugerencias de los usuarios sobre cambios o limpieza del sistema para el que construye un prototipo, posibles innovaciones y planes de revisión que detallan la parte del sistema que necesita realizarse en primera instancia.
8.1. Tipos de información
Los tipos de información que busca el analista durante la elaboración de prototipos son los siguientes:
a) Reacciones. Son recopiladas por medio de observaciones, entrevista y formas de retroalimentación, diseñadas para recoger la opinión de cada persona acerca del prototipo cuando interactúa con él. Por medio de estas reacciones el analista descubre muchas perspectivas en el prototipo incluyendo el agrado que tenga el usuario al sistema.
b) Sugerencias. El analista también está interesado en las sugerencias de los usuarios y la administración acerca como refinar o cambiar el prototipo presentado. Las sugerencias son recolectadas de aquellos que experimenta con el prototipo, mediante un periodo de tiempo especifico. El tiempo que pasan los usuarios con el prototipo depende por lo general de su dedicación e interés en el proyecto de sistemas. Las sugerencias son el producto de la interacción de los usuarios con el prototipo. Estas sugerencias deben apuntar al analista hacia formas de refinación, cambio o limpieza del prototipo para que se ajuste mejor a las necesidades de los usuarios.
c) Innovaciones. Son parte de la información buscada por el equipo de análisis del sistema. Son capacidades nuevas del sistema que no habían sido pensadas antes de la interacción con el prototipo. Van más allá de las características prototípicas actuales añadiendo algo nuevo e innovador.
d) Plan de revisión. Ayuda a identificar prioridades para lo que se debe construir un prototipo. En situaciones donde están involucradas muchas ramas de la organización, los planes de revisión ayudan a determinar para quienes se debe construir un prototipo. La información recolectada, en la fase de reacciones del prototipo, permite al analista asignar prioridades y redirigir los planes sin realizar gastos con un mínimo de esfuerzo. La elaboración de prototipo y la planificación van mano a mano.
8.2. Tipos de prototipos
Según la clasificación proporcionada por Kendall & Kendall (2005) los prototipos se clasifican en los siguientes tipos:
a) Prototipo parchado. Es un sistema que tiene todas las características propuestas pero es realmente un modelo básico que eventualmente será mejorado. Este tipo de prototipo trabaja pero no es eficiente ni elegante.
b) Prototipo no operacional. La segunda concepción de un prototipo es la de un modelo o escala no funcional para objeto de probar determinados aspectos del diseño. Este puede ser hecho cuando la codificación requerida por las aplicaciones es muy amplia y, sin embargo se puede obtener una idea útil del sistema por medio de la elaboración de prototipos de la entrada y salida solamente. Puede buscar las opiniones de los usuarios sobre la interfaces (entrada y salida). Debido al costo y tiempo excesivo podría no ser realizado, sin embargo se puede tomar algunas de las utilidades del sistema con base en la entrada y salida ya en el prototipo.
c) Prototipo primero de una serie. Una tercera concepción de la elaboración de prototipos involucrados la creación de un primer modelo o escala completa de un sistema, llamado también piloto. Este tipo de prototipo es útil cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismo sistema. El modelo funcional o escala completa permite la interacción realista con el nuevo sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que se presente.
d) Prototipo de características seleccionadas. Un prototipo de características seleccionadas permite que el sistema sea puesto en su lugar mientras otras características pueden ser añadidas posteriormente. Se refiere a la construcción de un modelo operacional que incluye algunas, pero no todas, de las características que tendrá el sistema final. Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por módulos, de modo que si las características reciben una evaluación satisfactoria, éstas puedan incorporarse en el sistema final, mucho más grande sin tener que hacer un trabajo inmenso en interfaces. Los prototipos hechos en esta forma son parte del sistema actual, no son simplemente una maqueta.
8.3. Desarrollo de prototipos
Cuando haya que decidir si hay que incluir la elaboración de prototipos como parte del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista necesita considerar cuál tipo de problema está siendo resuelto y en qué forma el sistema presenta la solución.
Los lineamientos fundamentales para el desarrollo de prototipos son los siguientes:
a) Trabajar en módulos manejables. Es bueno que el analista trabaje en módulos manejables cuando se realiza el prototipo de algunas de las características de un sistema para obtener un modelo funcional. Un módulo manejable es aquel que permite la interacción con sus características principales, pero todavía puede ser construido por separado de otros módulos del sistema. Las características del módulo que se consideran menos importantes son intencionalmente dejadas fuera del prototipo inicial.
b) Construcción rápida del prototipo. La velocidad es esencial para la elaboración satisfactoria de un prototipo en un sistema. El prototipo ayuda a acortar el tiempo de interacción del sistema con el usuario para que pueda empezar a experimentar con él. Se usan técnicas de recolección de información tradicional tales como: entrevistas, las observaciones e investigaciones de datos de archivo. La elaboración de un prototipo debe llevarse a cabo, a lo mas, en una semana; para construir un prototipo de manera tan rápida se deben de usar herramientas especiales tales como: Sistemas de administración de las base de datos y software, existente que permitan la entrada y salida generalizada. En esta etapa del ciclo de vida el analista sigue recopilando información acerca de lo que se necesita y quieren los usuarios del sistema. Poner un prototipo operacional rápidamente junto a las primeras etapas del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, permite obtener observaciones valiosas sobre la manera en que se debe realizar el resto del proyecto. De este modo se va mostrando al usuario como actúan las partes del sistema.
c) Modificaciones del Prototipo. Un tercer lineamiento para el desarrollo del prototipo es que debe ser flexible para futura modificaciones. Esto significa crearlo en módulos que no sean muy interdependientes. Por lo general el prototipo es modificados varias veces pasando a través de varias interacciones. Los cambios al prototipo deben mover al sistema más cerca a lo que los usuarios dicen que es importante. Cada modificación necesita otras evaluaciones de los usuarios, estas modificaciones se deben realizar velozmente en uno o dos días, esto depende también del usuario y que tan rápida sea su evaluación.
d) Enfatizar la interfaz de usuario. La interfaz del usuario con el prototipo (y eventualmente con el sistema) es muy importante debido a que se trata de hacer que los usuarios muestren cada vez más sus requerimientos de información, debiendo ser capaz de interactuar fácilmente con el prototipo del sistema. El objetivo del analista es diseñar una interfaz que permita al usuario interactuar con el sistema con un mínimo de entrenamiento y que permita el máximo de control del usuario sobre las funciones representadas.
8.4. Ventajas y desventajas
Las desventajas de los prototipos asociados a los sistemas de información son las siguientes:
a) Puede ser bastante difícil manejar el prototipo como un proyecto dentro de un esfuerzo para un sistema más grande.
b) Es que si un sistema es muy necesario y es bienvenido rápidamente, puede ser aceptado el prototipo en sus estado sin terminar y presionando para que sea puesto en servicio sin los refinamientos necesarios. En este caso el prototipo no tendrá las funciones necesarias y eventualmente cuando se presenten las deficiencias se puede desarrollar un rechazo del usuario.
Por su parte las ventajas de los prototipos son las siguientes:
a) Cambio de un sistema en etapas tempranas de su desarrollo. La elaboración de prototipos satisfactoria depende de la retroalimentacion temprana y frecuente de los usuarios para que ayuden a modificar el sistema y hagan que tenga una respuesta más ágil a las necesidades actuales. Los cambios tempranos son menos caros que los cambios hechos posteriormente en el desarrollo del proyecto.
b) Desechado de sistemas indeseables. Una segunda ventaja del uso de prototipos como una técnica para la recopilación de información es la posibilidad de desechar un sistema que no es lo que los usuarios y analistas esperaban.
c) Diseño de un sistema para las necesidades y expectativas de los usuarios. Una tercera ventaja de la elaboración de prototipos es que el sistema que está siendo desarrollado debe ajustarse mejor a las necesidades y expectativas de los usuarios. Esto quiere decir que se pueden atacar las necesidades de usuarios y expectativas más de cerca.
8.5. Rol del usuario en la construcción de prototipos
Hay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la elaboración del prototipo.
a) Experimentando con el prototipo. Los usuarios deben tener libertad para experimentar con el prototipo, y no una simple lista de características del sistema, el prototipo permite a los usuarios la realidad de la interacción real. Los analistas deben estar presentes la mayor parte del tiempo en que se esté experimentando con el prototipo.
b) Reaccionar abiertamente ante el prototipo. Si los usuarios se sienten temerosos de hacer comentarios, o criticar lo que puede ser un proyecto consentido de superiores o iguales dentro de la organización, es poco probable que se presenten reacciones abiertas ante el prototipo. Una forma para aislarlos de influencias organizacionales no deseada es proporcionar un periodo privado, para que los usuarios interactúen con y respondan al prototipo. El hacer que los usuarios se sientan lo suficientemente seguros para dar una reacción abierta es parte de la realización entre los analistas y usuarios que el equipo tiene que construir.
c) Sugerencias de cambios al prototipo. Un tercer aspecto del papel de los usuarios en la elaboración de los prototipos es sugerir adiciones o eliminaciones a las características que se están probando. El papel del analista es deducir tales sugerencias, asegurando a los usuarios que tal retroalimentación que proporciona es tomada en serio, observando a los usuarios mientras interactúan y realizando entrevistas cortas y específicas en relación con su experiencia con el prototipo.
Fuente: (Kendall & Kendall, 2005)
